Ko je vaša miza v neredu, lahko veliko težje opazujete stvari, ki jih morate narediti. Elektronske naprave se zložijo, papirji so povsod razmetani, celotno namizje pa je polno neuporabljenih predmetov, ki jih preprosto ovirajo. Z nekaj novimi orodji in malo organizacijsko podkovanostjo pa lahko popolnoma preuredite postavitev pisarniške mize z novo konfiguracijo, ki spodbuja učinkovitost in odpravlja nerede. Ključ je v pravilni uporabi prostora, ki ga imate, in ustvarjanju novega prostora, kjer ga najbolj potrebujete.
Koraki
Metoda 1 od 3: Zmanjšanje nereda
Korak 1. Odvrzite smeti in nepotrebne predmete
Odpravite se na popolno čiščenje vseh motečih, tujih ali nepomembnih predmetov, ki se nabirajo na vaši mizi. To vključuje zastarele dokumente, neželeno pošto, prazne škatle in stare ali neuporabljene pisarniške potrebščine ter očitnejše nerede, kot so paketi hrane.
- Med čiščenjem mize se znebite čim več stvari, brez katerih lahko. Več ko jih zavržete, več prostora vam ostane, da opravite resnično delo.
- Koš za smeti postavite poleg svoje mize, da se smeti ne bodo še naprej kopičile.
Korak 2. Odločite se, kaj mora ostati na namizju in kaj ne
Preostale predmete razvrstite v skupine glede na njihov pomen pri vašem delu in kako pogosto jih uporabljate. Zaloge, ki jih uporabljate vsak dan, lahko razporedite v razumne namizne organizatorje ali jih vržete v predale, ki so na dosegu roke, nepomembne predmete pa prestavite na stran, ki je na poti, ali jih popolnoma zavrzite.
- Če ste v zadregi, kako najbolje nadaljevati, začnite tako, da svoje delovno gradivo razvrstite od 1 do 4 glede na njihovo neposrednost. Predmeti, ki dobijo oceno 1, lahko ostanejo na namizju; predmeti z oceno 2 lahko gredo v predale; tiste s tremi je treba dati v ločene organizatorje, tiste s štirimi pa v shrambo.
- Če želite povečati svoj skupni prostor, morate ustvariti bolj osredotočen, minimalističen pristop do vrst stvari, ki jih hranite okoli sebe.
Korak 3. Zmanjšajte velikost na bolj racionalno pohištvo
Morda imate na mizi predmete, za katere menite, da so bistveni, a kljub temu zasedajo več kot le njihov pravičen delež v delovnem prostoru. Ponovno ovrednotite obsežne, nerodne ali čudno oblikovane predmete in preverite, ali bi jih bilo smiselno zamenjati z manjšimi, bolj prostorsko učinkovitimi različicami. Na primer, morda boste lahko izsledili bolj kompakten vir svetlobe, ki bi nadomestil zastarelo, preveliko namizno svetilko.
- To vam bo dalo priročen izgovor, da malo nakupujete-vrste pisarniških izdelkov, ki se danes prodajajo, so ponavadi manjše in elegantnejše v primerjavi s svojimi starejšimi kolegi.
- Poiščite predmete za večkratno uporabo, na primer voziček za tiskalnik, ki služi tudi kot omara za dokumente ali tablico z imenom, ki vsebuje tudi pisala.
Korak 4. Zmanjšajte osebne predmete
Čeprav je za vašo moralo dobro, če v svojem delovnem prostoru hranite nekaj slik svojih otrok ali različne zabave pop kulture, preveč teh predmetov začne porabljati dragocen prostor na mizi. Prav tako lahko zlahka zmotijo pozornost, saj vas bo zamikalo, da bi se ustavili in jih občudovali ves dan.
- Omejite svoje osebne stvari na peščico majhnih predmetov, na primer uokvirjen portret družinskega psa ali Garfieldovega bobada.
- Razčlenite smernice o delovanju svojega delodajalca, da dobite predstavo o tem, koliko je v redu obdržati.
Korak 5. Pustite dovolj prostora za delo
Osrednji del mize mora biti rezerviran za vaš računalnik ali pomembne dokumente. Odstranite majhno površino na eno stran mize in jo uporabite za dokončanje dokumentacije. Dajte si dovolj prostora za komolce, da se med dnevnimi opravili ne boste počutili zadušenega.
Izogibajte se, da bi drugi predmeti odnesli v prostor, ki ste ga namenili svojim primarnim delovnim nalogam
Metoda 2 od 3: Kako najbolje izkoristiti svoj prostor za shranjevanje
Korak 1. Uporabite svoje predale
Osnovne zaloge in najpogosteje uporabljene predmete postavite v zgornje predale, da vam bodo pri roki. To vključuje stvari, kot so pripomočki za pisanje, ovojnice, pomembni obrazci in mape datotek. Spodnje predale shranite za rezervne materiale, referenčno gradivo in dokumente, ki jih morate le občasno pogledati. Vzemite si nekaj več časa, da vsebino predalov uredite tako, da boste natančno vedeli, kje vse je, ko jo potrebujete.
- Založite papir za kopiranje, polnjenje kartuš za tiskalnik, pisala za črnilo, sponke in druge predmete, ki jih morate hitro pregledati, da ustvarite pripravljen predpomnilnik zalog.
- Predali so še posebej ogrožena območja zaradi nereda. Vsakih nekaj tednov pojdite skozi predale in se znebite vsega, kar ne potrebujete, kar bi oviralo učinkovitost postavitve vaše mize.
Korak 2. Naložite v organizator predala
Ves predal na svetu vam ne bo koristil, če so predali sami zmešani. Nehajte preprosto metati stvari v svojo mizo in namesto tega uporabite razdelilni organizator predalov, ki za vas razvršča in shranjuje. Namenski organizatorji se bodo iz dneva v dan izkazali za koristne, saj vam omogočajo, da ločite zaloge, kakor se vam zdi primerno, hkrati pa jih hranite skupaj na enem mestu.
- Označite različne predelke organizatorja predalov tako, da je njegova vsebina takoj prepoznavna.
- Pri posebej velikih ali polnih mizah poskusite teči z več organizatorji različnih velikosti in konfiguracij, ki omogočajo spremljanje vaših zalog.
Korak 3. Imejte namensko mesto za elektronske naprave
Če ima vaš prenosnik, tablični računalnik ali pametni telefon pomembno vlogo pri vašem delu, jih pustite zunaj, vendar jih izolirajte v en kot ali poseben predal. Tako ne bodo razpršene po namizju. Ne zanašajte se na preveč naprav hkrati, saj lahko hitro postanejo poslabšanje in ne pomoč.
- Postavite »polnilno postajo« v bližini vtičnice ali električnega traku, kjer bodo vaše naprave ostale priključene in pripravljene za uporabo.
- Na splošno je najbolje, da svoje digitalne naprave uporabljate le, kadar so nujno potrebni. Elektronika prispeva tudi k velikemu duševnemu neredu.
Korak 4. Vreč in aktovk ne puščajte na poti
Nahrbtniki, torbice, torbe za prenosnike, škatle za kosilo in drugi nosilci so zajetni in zavzamejo veliko prostora, zato ni smiselno, da z njimi pokrijete svojo mizo. Te dodatke shranite drugam, po možnosti zraven ali pod mizo, kjer bodo dostopni brez ovir. Na pot v službo poskušajte vsak dan spakirati svoje najnujnejše stvari v čim manj vrečk.
- Izkoristite omarice ali shrambe za shranjevanje osebnih stvari, če jih vaše podjetje ponuja.
- Ko shranjujete večje dodatke na ravni tal, ne ovirajte obstoječega prostora za hojo.
Metoda 3 od 3: Predstavitev novih orodij in virov
Korak 1. Vlagajte v pladenj za papir
Če še ne uporabljate pladnja za papir, vam manjka tako pomemben prostor na mizi kot neprecenljivo orodje za organizacijo. Pladnji za papir imajo več stopenj, ki jih lahko uporabite za razdelitev dohodnih, odhodnih in dokumentov v teku, kar bo močno poenostavilo vaš potek dela. To pomeni, da vam nikoli več ne bo treba kopati po kupu neurejenih papirjev.
- Razmislite o uvedbi dveh ločenih pladnjev: enega za trenutno delo in enega za datoteke, ki jih ne potrebujete, vendar še niste arhivirali.
- Pladenj za papir lahko uporabite tudi za razvrščanje in odgovarjanje na neodgovorjeno pošto, ki se nabira.
Korak 2. Dokumente odložite v škatle
Dokumente, ki jih ne potrebujete vsak dan, lahko naročite, spete ali date v manilne mape in jih pospravite v označene škatle za shranjevanje. Nato lahko najdete te škatle okoli mize ali pisarne ali v skladišču za dokumente, ki ga določi vaše podjetje.
- Škatle za shranjevanje bodo zaščitile pomembne dokumente pred poškodbami, razlitjem in nenamernim nameščanjem ali metanjem.
- Prepričajte se, da so vsa polja ustrezno označena in sistematično vložena.
Korak 3. Svoje pripomočke za pisanje hranite na enem mestu
Da preprečite, da bi ohlapna pisala, svinčniki in označevalci izginili na dnu predala za neželene izdelke, jih zložite in združite v pladenj ali skodelico. Organizatorju naredite dom nekje na namizju, da boste imeli vedno pri roki pisalni pribor.
- Odstranite vse posušene ali posušene pripomočke.
- Ne pozabite hraniti nekaj rezervnih paketov peresa in označevalcev v spodnjem predalu, če vam jih zmanjka.
Korak 4. V bližini obesite majhno oglasno desko
Za preprosto lepljenje obvestil, lepljenje opomnikov po objavi in shranjevanje nujnih dokumentov na vidnem mestu lahko uporabite preprosto oglasno desko iz plute. Če imate pisarno zase, oglasno desko namestite na steno, kjer je vidno. Če delate v skupnem prostoru, ga poskusite pritrditi na razdelilnik kabine ali celo na stran mize.
- Oglasne deske so izjemno prostorne, saj vam omogočajo, da v celoti odstranite predmete s svoje mize.
- Če na oglasni deski objavite osebne fotografije ali okraske, boste na namizju sprostili prostor za nujnejše predmete.
Nasveti
- Skozi vsakih nekaj tednov očistite, očistite in preuredite svojo mizo. Če se tega ne držite, ni smiselno vzpostaviti novega sistema za vzdrževanje svojih stvari.
- Bodite pozorni na običajen potek dela in še naprej racionalizirajte postavitev in konfiguracijo svoje mize. Učinkovita organizacija je nenehno prizadevanje.
- Smeti vedno zavrzite takoj. Dlje ko čakate, da ga zavržete, večja je verjetnost, da ga pustite brez nadzora.
- Če delate v skupnem prostoru, preverite, ali bi bili vaši sodelavci pripravljeni sodelovati z vami pri pripravi organizacijskih ukrepov in rešitev za shranjevanje, ki prihranijo prostor.
