Kako vložiti po abecedi (s slikami)

Kazalo:

Kako vložiti po abecedi (s slikami)
Kako vložiti po abecedi (s slikami)
Anonim

Abecedno vlaganje je temeljni način organiziranja dokumentov, ki vam omogoča hitro shranjevanje, dostop do in upravljanje vaših osebnih in poslovnih datotek

Z uporabo abecednega vložka v svoje življenje boste zagotovili, da so vsi dokumenti zaščiteni in lahko dostopni. Obstaja veliko pravil, kako vložiti abecedno v angleščino, da se ohrani smiseln sistem vložitve. Na srečo je preprosto začeti z novimi dokumenti in še vedno ni težko spremeniti, če se morate reorganizirati!

Koraki

1. del od 2: Vložitev po abecedi

Datoteka po abecedi 1. korak
Datoteka po abecedi 1. korak

Korak 1. Odločite se za abecedni sistem, ki ga boste uporabljali

Tudi nekaj tako na videz preprostega, kot je abecedno vlaganje, ponuja več možnosti izbire. Pomembno je, da izberete en sistem in ga dosledno uporabljate.

  • Vložitev črk za črko upošteva vsako črko v vsaki besedi po vrstnem redu pojavljanja, pri čemer se ne upoštevajo presledki med besedami.
  • Vlaganje besed po besedah naroča postavke na podlagi prve črke vsake besede zaporedoma.
  • Vložitev enote na enoto upošteva vsako besedo, okrajšavo in začetnico, pri čemer vrstni red razvrsti po teh. Na splošno se priporoča sistem po enotah.
Datoteka po abecedi 2. korak
Datoteka po abecedi 2. korak

Korak 2. Skupinske postavke

Ko imate vse elemente, ki jih morate vložiti, se odločite, kako želite datoteke združiti v skupine. Izberete lahko obliko slovarja, v kateri so vse datoteke razporejene po abecednem vrstnem redu, ne glede na vrsto datoteke ali elemente, ki jih vsebuje. Uporabite lahko tudi obliko enciklopedije, v kateri so elementi razvrščeni po vrsti ali predmetu, nato pa je vsaka skupina razvrščena po abecedi.

Če morate vložiti veliko različnih vrst predmetov (recepti, davčni prejemki, pisma itd.), Je lahko koristno uporabiti obliko enciklopedije. Elemente najprej razvrstite po vrstah, nato pa po abecednem vrstnem redu elemente v vsaki skupini. Skupine naj bodo ločene z delilniki ali barvnimi oznakami

Datoteka po abecedi 3. korak
Datoteka po abecedi 3. korak

Korak 3. Indeksirajte datoteke

Indeksiranje je način umestitve vsakega dela naslova v pravo enoto. Če želite indeksirati elemente, preden jih vložite, morate razčleniti elemente imena vsakega elementa in ustvariti novo ime po abecedi, ki se lahko razlikuje od standardnega imena. Na primer:

  • Recimo, da imate za indeksiranje in arhiviranje naslednje postavke: članek o jabolčnih špargljih z naslovom »Nočno hranjenje jabolčnih jagod«, biografijo znane strokovnjakinje za jajčevce Jane A. Doe in promocijsko brošuro za razstavo aardvark v živalskem vrtu v Detroitu.
  • Biografija Jane A. Doe bi bila indeksirana kot "Doe, Jane A.", saj so pri vlogi prvi priimki. Vložena bi bila pod črko "D."
  • Če izberete razvrščanje v slovarskem slogu, bi lahko bil članek »Nočno hranjenje aardvarkov« indeksiran kot je. To skupino bi lahko vložili pod črko "N" (za "Nočno").
  • Druga možnost je, da indeksirate »Nočno hranjenje jastrebčevcev« kot »Aardvarks, Nočno hranjenje«. To bi bilo smiselno, če bi uporabljali razvrščanje v slogu enciklopedije in ne bi samo vložili elementov, povezanih z jantarji. Postavka bi bila nato vložena pod "A."
  • Promocijsko brošuro bi lahko indeksirali kot "Aardvarks, eksponati (živalski vrt v Detroitu)." To bi bilo smiselno, če pričakujete, da boste imeli več materialov o eksponatih iz aardvark-na primer, morda boste morali drug predmet indeksirati kot "Aardvarks, eksponati (Toledo Živalski vrt)."
  • Druga možnost je, da lahko promocijsko brošuro indeksiramo kot »Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)«. geografska lega.
Datoteka po abecedi 4. korak
Datoteka po abecedi 4. korak

Korak 4. Datoteke razvrstite po abecednem redu glede na njihovo indeksirano ime

Splošno pravilo za vložitev po abecedi je, da elemente razporedite po vrstnem redu od A (prvi) do Z (zadnji). Uporabljajte vedno bolj specifične informacije za razlikovanje in naročanje ločenih predmetov. Na primer:

  • Vrstni red vaših indeksiranih datotek v prejšnjem koraku je lahko (odvisno od sistema, ki ga uporabljate): »Doe, Jane A.«, »Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)« in »Noc Feeding of Aardvarks« ALI »Aardvarks, eksponati (živalski vrt v Detroitu), "Aardvarks, Nocturnal Feeding of" in "Doe, Jane A."
  • Datoteka za »Wallaby« bi prišla za datoteko za »Emu«. Datoteka za »Kenguru« bi prišla vmes, datoteka za »Aardvark« pa pred eno za »Medveda« in eno za »Emu«. Tako boste dobili naslednji vrstni red datotek: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kengur", "Wallaby."
  • Če bi nato dodali datoteko za »Anteater«, bi prišla za katero koli datoteko za »Aardvark«. Ker se oba začneta s črko »A«, morate pogledati drugo črko vsake besede (»N« oziroma »A«), da določite vrstni red, in nato na podlagi tega uredite datoteke. Novo naročilo bi bilo: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kenguru", "Wallaby."
Datoteka po abecedi 5. korak
Datoteka po abecedi 5. korak

Korak 5. Označite svoje mape datotek

Za lažje iskanje elementov označite vsako datotečno mapo z ustreznim indeksiranim imenom elementov, ki jih vsebuje. To bo tudi olajšalo uvajanje novih datotek v pravilnem vrstnem redu.

  • Postavite predmete v mapo, ki jim je namenjena.
  • Morda se vam bo zdelo koristno barvno kodiranje datotek za boljšo uporabnost. Na primer, če uporabljate razvrščanje v slogu enciklopedije, dajte vsaki skupini ločeno barvo in označite vsak element/datoteko v vsaki skupini z ustrezno barvo.
Datoteka po abecedi 6. korak
Datoteka po abecedi 6. korak

Korak 6. Dokumentirajte sistem indeksiranja in arhiviranja

Bodite dosledni s sistemom indeksiranja in arhiviranja, kar koli že je. Poskrbite, da bodo vsi, ki imajo dostop do datotek, seznanjeni s sistemom. Na primer, lahko ustvarite in delite dokument, ki podrobno opisuje pravila sistema arhiviranja. To bo pomagalo vsem, da bodo lahko učinkovito uporabljali sistem vložitve.

Datoteka po abecedi 7
Datoteka po abecedi 7

Korak 7. Pravilno vložite nove predmete

Datoteke v omaro postavite na podlagi indeksiranih imen in abecednega reda, glede na sistem, ki ga uporabljate. Po potrebi premaknite trenutne datoteke, da postavite nove datoteke na pravo mesto.

2. del 2: Obravnavanje posebnih primerov

Datoteka po abecedi 8. korak
Datoteka po abecedi 8. korak

Korak 1. Datoteke postavite pod njihov pomemben izraz

Včasih je smiselno datoteke vstaviti na podlagi ključnih besed, ne glede na vrstni red, v katerem so prikazane besede v naslovu ali imenu. To zagotavlja, da je mogoče datoteko indeksirati in poiskati z najbolj logičnim izrazom. Na primer

"First Bank of Chicago" bi lahko indeksirali in vložili kot "Chicago, First Bank of". "Chicago" je ključni izraz v tem vnosu in ne "First" ali "Bank", še posebej, če imate morda druge postavke s podobnimi imeni, na primer "First Bank of Tulsa" ali "Chicago Bank and Trust"

Datoteka po abecedi 9. korak
Datoteka po abecedi 9. korak

Korak 2. Imena naročite po priimku

Tipični standardi vložitve priporočajo, da se posamezniki najprej indeksirajo po priimku, saj priimek velja za pomemben izraz.

  • Tako bi bila "Jane A. Doe" indeksirana in vložena kot "Doe, Jane A."
  • Na koncu postavite naslove (dr., Gospa, major itd.). "Dr. Jane A. Doe "bi na primer indeksirali in vložili kot" Doe, Jane A., Dr.
  • Na splošno imena imen, kot so napisana, črka za črko. Na primer, "MacDonald" bi prišel pred "McDonald". Podobno se "D", "L", "Le", "de" itd. Štejejo za del imena, ne za ločene enote. Na primer, naročite datoteke »Heinlein«, »Le Guin«, »L’Engle« in »Wolfe« v tem vrstnem redu (in NE kot »L’Engle«, »Le Guin«, »Heinlein«, »Wolfe«).
  • Pogosta izjema od teh pravil o imenih je, ko je ime posameznika del imena podjetja ali organizacije. V teh primerih ime posameznika obravnavajte kot enote znotraj imena podjetja. Na primer, "Jane A. Doe Pest Control" bi bila vložena pod "J", NE pa indeksirana kot "Doe, Jane A. Pest Control".
Datoteka po abecedi 10. korak
Datoteka po abecedi 10. korak

Korak 3. Ignorirajte člene, veznike in predloge

Členi (kot so »a«, »an« in »the«), vezniki (na primer »in«, »ampak« in »ali«) in predlogi (na primer »za«, »od« in "In") se na splošno preskočijo pri indeksiranju in vložitvi po abecedi, ker se ne štejejo za pomembne izraze. To velja tudi, če tvorijo začetek imena predmeta. Na primer:

  • "Preiskava praks hranjenja z emujem" bi bila vložena pod "E" za "Emu" (pomembna beseda v naslovu te postavke) in ne "A" za "an".
  • "Doe and Smith Pest Control" bi se vložili za "Doe, Jane A." Oba indeksirana imena se začneta z besedo »Doe«, zato preidete na naslednji pomemben izraz v vsakem (»Smith« in »Jane«), da določite vrstni red datotek. Ignorirajte besedo "in", ker ni pomembna.
Datoteka po abecedi 11. korak
Datoteka po abecedi 11. korak

4. korak Kratice obravnavajte tako, kot da so napisane

Pri indeksiranju in vložitvi postavk lahko naletite na okrajšave, kot je »Mfg«. (za "proizvodnjo") ali "Inc." (za "Incorporated"). Na splošno bi morali indeksirati in arhivirati postavke, kot da bi bile te okrajšave zapisane, in ne le kot črke.

Na primer, "Jane A. Doe Mining Company" bi bila vložena za "Jane A. Doe Mfg"

Datoteka po abecedi 12. korak
Datoteka po abecedi 12. korak

Korak 5. Običajno oštevilčite datoteke

Med vnašanjem elementov po abecedi lahko v njihovih naslovih naletite na številke. Na splošno številke datotek običajno, ne pa tako, kot bi bile zapisane. Številke se vnesejo tudi pred črkami.

  • Na primer, "3M Company" bi bilo vloženo pred "100 Great Business Ideas" (ker je "3" pred "100").
  • "Velike poslovne ideje" in "Veliki poslovni voditelji" bi bile vložene po "100 odličnih poslovnih idejah", saj so številke razporejene pred črkami.
  • Številke, ki so že zapisane, se obravnavajo kot besede in ne kot številke. V tem vrstnem redu na primer vnesite postavke »100 odličnih poslovnih voditeljev«, »odlične poslovne ideje« in »dvesto odličnih poslovnih idej«.
  • Če pa služi vašim vložnikom, lahko naredite izjemo in vedno vložite številke, kot da so napisane.
Datoteka po abecedi 13. korak
Datoteka po abecedi 13. korak

Korak 6. Ukvarjajte se s posebnimi znaki

Upoštevati je treba vse abecedne ali neštevilčne znake, na katere naletite pri indeksiranju in vložitvi postavk. Kaj storiti s temi liki, pa je odvisno od njihove vrste:

  • Ločila (na primer apostrofe, pike in vejice) se pri indeksiranju in vložitvi elementov na splošno ne upoštevajo. V tem vrstnem redu na primer vnesite »Washington's Best Coffee« in »Washington State Fair«.
  • Diakritične črke se obravnavajo kot ustrezna črka brez diakritične oznake. Na primer, vnesite »Éclair« kot »Eclair« in »Über« kot »Uber«. Izjema je, če vložite v skladu z abecedo jezika, ki uporablja diakritiko, v tem primeru morate upoštevati običajen abecedni vrstni red tega jezika.
Datoteka po abecednem redu 14. korak
Datoteka po abecednem redu 14. korak

Korak 7. Po potrebi uporabite splošno pravilo »nič pred nečim«

Na splošno se presledki (vključno z ločili in drugimi preskočenimi elementi) prezrejo pri vložitvi po abecedi. Če pa se elementi začnejo na enak način, uporabite presledek ali pravilo "nič pred nečim", da določite vrstni red vložitve.

  • V tem vrstnem redu na primer vnesite »North East Bank«, »North East Manufacturing« in »Northeast Bank«.
  • Podobno "Doe, Jane A." bi bila vložena pred "Doe, Jane A., Dr."
Datoteka po abecedi Korak 15
Datoteka po abecedi Korak 15

Korak 8. Po potrebi ločite datoteke po podrobnejših informacijah

V redkejših primerih abecedni podatki ne zadostujejo za določitev vrstnega reda datotek. V teh primerih morate za indeksiranje in naročanje postavk uporabiti dodatne informacije. Označite te dodatne podatke na ustreznih datotekah, da jih boste lažje razločili. Na primer:

  • Če ste imeli predmete za dve različni osebi z imenom Jane A. Doe, jih lahko naročite po datumu rojstva. Datoteka »Doe, Jane A. (r. 1853)« bi tako prišla pred datoteko »Doe, Jane A. (r. 1967).
  • Predmete lahko naročite tudi glede na geografsko območje, kadar morate razlikovati. Če imate datoteke za tri različne banke na treh različnih lokacijah in se vsaka banka imenuje »First United Bank and Trust«, jih lahko naročite po abecedi po vrstnem redu »First United Bank and Trust (Georgia)«, »First United Bank in Trust (Oklahoma) "in" First United Bank and Trust (Južna Dakota)."
  • Podobno, če bi imeli predmete za dva različna medveda ali vrsto medveda, bi jih razlikovali glede na vrsto, geografsko lego itd. Na primer, morda imate datoteke na temo »Medved, rjav« in »medved, grizli« (v tem vrstnem redu) ali datoteke o "Bears (European)" in "Bears (North American)" (v tem vrstnem redu).
Datoteka po abecedi Korak 16
Datoteka po abecedi Korak 16

Korak 9. Objavite izjeme in posebna pravila

Poskrbite, da bodo vsi, ki uporabljajo vaše datoteke, seznanjeni z izjemami od standardnih smernic, ki so vključene v vaš sistem arhiviranja. To bo pomagalo zagotoviti, da bodo vsi lahko pravilno in učinkovito uporabljali sistem vložitve.

Priporočena: