Nekaj stvari je za nemoteno delovanje pisarne pomembnejše od sistema vložkov, ki deluje. Ne glede na to, ali samo vi dostopate do datotek ali jih delite z osebjem, mora biti sistem vložitve, ki ga izberete, organiziran, tako da lahko vsakdo najde tisto, kar išče. Če je sistem arhiviranja težak za uporabo, se boste v strahu, da bi jih izgubili v datotekah, obesili na papirje in kmalu boste imeli na mizi kup papirjev.
Koraki
Korak 1. Odločite se za sistem arhiviranja
Karkoli že je, mora biti smiselno, zato boste natančno vedeli, kje je vsak kos papirja. Vaše možnosti so:
- Abecedno. Ta sistem je najboljši, če bo večina vaših datotek imena strank, pacientov ali strank.
- Zadeva ali kategorija: Večina datotečnih sistemov je organizirana po predmetu ali kategoriji, kar dobro deluje, če je pravilno nastavljeno, lahko pa je tudi najbolj zmedeno, kadar ni.
- Numerično/kronološko. To je najbolje, če so vaše datoteke sestavljene pretežno iz oštevilčenega ali datiranega materiala, na primer naročilnic ali potrdil.
Korak 2. Napolnite predale datotek z visečimi mapami
Viseče mape ne bodo nikoli odstranjene, saj služijo kot držala za kuverte iz manile, ki jih odstranite iz predala.
Korak 3. Razvrstite svoje dokumente v kupe po kategorijah
Če je kup visok več kot centimeter ali dva, ga razdelite na podkategorije. Če je kup pretanek, ga združite z drugim kupom in ga preimenujte. Imena kupčkov bi morala olajšati določitev, v kateri kup gre vsak kos papirja.
Korak 4. Vsak kup položite v manilno mapo in ga jasno označite
Najbolje je, da uporabite mape z zavihki, ki so na sredini, namesto da bi bile datoteke razporejene, ker naredijo datoteke videti bolj urejene.
Korak 5. Manile manila postavite v viseče mape
Za večino datotek bodo običajne viseče mape delovale, za debele datoteke ali datoteke, ki ste jih morali razdeliti na podkategorije, pa uporabite spodnje mape škatle. Mape lahko naročite, kakor želite, vendar večina ljudi na tem mestu uporablja abecedni sistem.
Korak 6. Označite viseče mape z istim imenom kot manilske mape
Vse plastične jezičke postavite na levo od mape, razen če uporabljate stransko omarico za datoteke. Za stranske datoteke, ki tečejo od leve proti desni, ko odprete predal in ne od spredaj nazaj, postavite jezičke na desno stran.
Korak 7. Postavite zaloge visečih in manilnih map v bližini datotek, tako da lahko preprosto dodate mapo, če najdete kos papirja, ki ne pripada obstoječi mapi
Izogibajte se predebelim ali pretankim mapam. Morda boste želeli znova označiti mape in razširiti dokumente, če se odločite, da morate znova kategorizirati.
Korak 8. Konec leta odstranite vse mape, označite sveže manilne mape z istimi imeni kategorij in jih postavite v datoteke
Poglejte po starih mapah in preverite, ali je treba kaj prenesti v trenutne datoteke, ostalo pa shranite v svoj arhiv.
Nasveti
Morda vas bo zamikala barvna koda datotek, uporaba računalnika za tiskanje oznak datotek ali kako drugače narediti datoteke privlačnejše. Ko pa boste morali spremeniti, na primer dodati eno samo mapo, boste nezadovoljni, če ugotovite, da nimate ustreznih barvnih map ali da morate ročno napisati oznako datoteke. Najbolje je, da so stvari preproste
Opozorila
- Nikoli ne ustvarjajte raznovrstnega kupa za tisto, česar ne morete kategorizirati, ker bo tam vse končalo.
- Ko vzpostavite sistem vložitve, morate slediti vložitvi. Vsak dan si vzemite čas, da vzamete papirje iz mize in jih vložite. Uprite se skušnjavi, da bi na vrhu datotek postavili globoko košarico, saj jo boste le napolnili in postala bo druga datoteka.
