Vsakdo ima pomembne dokumente, od rojstnega lista do bančnih podatkov, ki jih želi varovati. Čeprav nikoli ne želimo razmišljati o slabih stvareh, so ti dokumenti ključnega pomena, če pride do kakršne koli nesreče ali nesreče. Na srečo jih je enostavno shraniti in zaščititi. Z nekaterimi orodji za načrtovanje, organizacijo, digitalizacijo in shranjevanje lahko vse pomembne dokumente hranite na varnem.
Koraki
Metoda 1 od 2: Zaščita vaših dokumentov
Korak 1. Pridobite prenosno, ognjevarno omarico za pomembne dokumente
Najboljši način za zaščito svojih pomembnih dokumentov je domača škatla. To priporoča FEMA za shranjevanje. Pridobite ognjevarno škatlo, ki jo je mogoče zakleniti, da bodo vaši dokumenti v nujnih primerih varni. Prepričajte se tudi, da je škatla enostavna za prenašanje, da lahko vzamete dokumente s seboj, če morate oditi.
- Trgovine s strojno opremo ali pisarniškim materialom običajno nosijo kovčke za dokumente. Najdete jih tudi na spletu.
- Omarice so lahko opremljene s ključem ali kombinacijo ključavnic. Karkoli se odločite, ključ ali kombinacijo hranite na varnem mestu, do katerega lahko pridete. Povejte svoji družini, kje jih lahko najdete.
- Nekateri menijo, da je shranjevanje dokumentov v sefu najboljši načrt, vendar ne boste mogli nositi velikega ali težkega sefa. To pomeni, da bi lahko izgubili dokumente, če bi morali zapustiti svoj dom. Prenosna ključavnica je veliko boljša izbira.
Korak 2. Preden zaklenete škatlo, vse dokumente položite v plastične vrečke
Medtem ko so škatle običajno vodotesne, lahko pride do puščanja, še posebej v primeru poplave. Ker lahko voda uniči pomembne dokumente, je najbolje dodati drugo plast zaščite. Vse dokumente dajte v plastične vrečke, ki jih je mogoče zapreti, preden jih vstavite v škatlo.
Morda boste želeli pustiti škatlo na visokem mestu, na primer na polici ali v drugem nadstropju, kot dodaten previdnostni ukrep pred škodo zaradi poplav
Korak 3. Pustite ključavnico na dostopnem mestu, do katerega lahko hitro pridete
Morda ne boste nikoli razmišljali o tem, da bi v naglici zapustili svoj dom. Če pa pride do kakršne koli nujne situacije, kot je naravna nesreča, ne morete izgubljati časa pri iskanju svojih dokumentov. Pustite zaklepanje na mestu, do katerega lahko enostavno pridete, da ga lahko hitro zgrabite. Tako boste prihranili dragocen čas v nujnih primerih.
- Škatlo bi morali malo skriti, v primeru, da bi tat vstopil v vaš dom. Če ga postavite v zadnji del omare, bi moralo biti dovolj, če veste, kje je, in ga lahko v naglici dobite.
- Povejte drugim članom vašega gospodinjstva, kje je škatla, če bodo morali hitro oditi, ko vas ni.
Korak 4. Označite polje tako, da ga je enostavno prepoznati
Če se vam mudi ali pa mora kdo drug vzeti škatlo, jo preprosto prepoznajte. Nanjo nalepite nalepko z napisom »Pomembni dokumenti«. Na ta način lahko v nujnih primerih hitro najdete in zgrabite škatlo.
Korak 5. Varnostno kopirajte vse pomembne dokumente z digitalnimi kopijami
Vedno je mogoče, da se fizični dokumenti poškodujejo ali izgubijo, zato je digitalna varnostna kopija zelo pomembna. Uporabite optični bralnik in digitalizirajte vse dokumente, ki jih shranjujete v omarici. Na ta način boste imeli varnostne kopije, če se katera od teh poškoduje ali izgubi.
- Obstajajo tudi aplikacije za pametne telefone, ki omogočajo fotografiranje in shranjevanje kot datoteke PDF. To je hiter in enostaven način za varnostno kopiranje dokumentov.
- Digitalizacija manj pomembnih dokumentov je lahko odličen način za zmanjšanje nereda tudi v vašem domu. Če se počutite preobremenjeni s preveč papirji, vam lahko to pomaga pri organizaciji.
Korak 6. Digitalne kopije shranite na vsaj 2 zaščitenih mestih
Digitalno varnostno kopiranje je dober začetek, vendar morate poskrbeti tudi za njihovo zaščito. Na splošno hranite svoje digitalne datoteke na vsaj dveh lokacijah, da jih manj verjetno izgubite. Datoteke lahko naložite na izmenljiv bliskovni pogon in pustite ta disk v omarici, datoteke pa naložite tudi v varni račun za shranjevanje v oblaku. Na ta način lahko v nujnih primerih dostopate do svojih dokumentov.
- Zaščitite vse mape, v katerih shranjujete pomembne dokumente, z geslom. Datoteke v oblaku nastavite na zasebne in vnesite geslo v mape v računalniku ali na bliskovnem pogonu.
- Flash -pogon ali trdi disk lahko shranite tudi v drugo omarico v svoji banki. Tako imate digitalne kopije na dveh fizičnih lokacijah.
Metoda 2 od 2: shranjevanje pravih dokumentov
Korak 1. Vse svoje osebne identifikacijske dokumente položite v prenosno ključavnico
V primeru katastrofe boste morali dokazati svojo identiteto in družinske odnose. Izvirnike vsega, kar potrebujete za identifikacijo sebe in svoje družine, shranite v omarico.
- Dokumenti za samoidentifikacijo vključujejo vaš potni list, rojstni list, kartico socialne varnosti in zeleno karto ali evidenco o priseljenstvu. Prav tako morate pustiti kopijo vozniškega dovoljenja ali osebne izkaznice, ki jo izda država.
- Če ste kadar koli služili vojsko, vključite tudi osebni dokument in evidenco.
- Za vaše družinske odnose vključite poroko ali razvezo zakonske zveze, rojstne liste otrok, dokumente o posvojitvi ali skrbništvu nad otrokom ter evidenco ali oznake lastništva hišnih ljubljenčkov.
Korak 2. Shranite svojo finančno evidenco, da dokažete, kaj imate
Finančni in lastniški zapisi so pomembni za povračilo stroškov in zavarovanje po kakršni koli nesreči, zato jih vedno vključite tudi v zaklepanje. Predložite papirne zapise o vsem, kar imate, in o vsem svojem premoženju, da jih lahko izterjate, če pride do nesreče in morate oditi.
- Pomembni lastniški zapisi vključujejo potrdilo o vašem domu, oceno vrednosti nepremičnine, lastništvo vašega avtomobila in druge registracijske dokumente, vašo oporoko ter podatke o bančnem in pokojninskem računu. Vključite tudi kopije vseh zavarovalnih načrtov, ki jih imate.
- Na splošno bi morali biti v okencu tudi zapisi o nedavnih ali tekočih finančnih obveznostih. Primeri vključujejo vaše hipotekarne dokumente, podatke o posojilu, preživnino, preživnino za otroke, zapise o samodejnih plačilih za kabelske, telovadnice, gospodarske javne službe ali naročnine in najnovejše davčne napovedi.
- Če namesto lastništva najamete svoj dom, vključite najemno ali najemno pogodbo.
Korak 3. Vključite svojo zdravstveno dokumentacijo, da je ne izgubite
V nujnih primerih boste potrebovali tudi zdravstveno in zdravstveno dokumentacijo. Poskrbite, da imate evidenco cepljenj in cepiv, sezname zdravil, ki jih jemljete, seznam alergij ali zdravstvenih stanj, podatke o zdravstvenem zavarovanju, obrazce za zdravstveno pooblastilo in kontaktne podatke za svoje zdravnike in zobozdravnika, da jih lahko dobite, če moram.
- Ne pozabite vključiti vseh teh podatkov tudi za druge člane vašega gospodinjstva ali družine.
- Če imate kakršne koli invalidnosti, dodajte dokumente, ki to dokazujejo, in vse dokumente za vaše ugodnosti ali odškodnine.
- Če imate hišnega ljubljenčka, vključite tudi veterinarske evidence.
Korak 4. Fotografirajte vse dragocene predmete ali premoženje za zavarovanje
V zaklepanje ne more stati vse, kar imate, zato lahko hranjenje fotografij dragocenih predmetov pomaga, če je kaj poškodovano in morate predložiti zavarovalni zahtevek. Fotografirajte vse dragoceno, kar se lahko poškoduje v nesreči. Fizične kopije slik shranite v škatlo, digitalne kopije pa naložite tudi na bliskovni pogon ali datoteko za shranjevanje v oblaku.
Nekateri predmeti, za katere boste morda potrebovali kritje, so vaš dom, avto, umetnine, zbirateljski predmeti ali draga elektronika
Korak 5. Za vsak slučaj pustite nekaj denarja v omarici
Če je prišlo do izpada električne energije ali morate zapustiti svoj dom, morda ne boste mogli dostopati do svojega bančnega računa. Pustite denarni sklad za nujne primere majhnih položnic, ki ne presegajo 20 USD, samo v primeru, da med nujno pomočjo potrebujete denar.
Čeprav je denar v nujnih primerih pomemben, tam ne pustite vseh prihrankov. Denar na bančnem računu je zavarovan s strani FDIC, denar v vaši omarici pa ne. Večino prihrankov je bolje pustiti v banki in le tisto, kar bi morda potrebovali, shranite v gotovini
Korak 6. Za manj pomembne dokumente uporabite omarico za datoteke, ki jo je mogoče zakleniti
Vsako gospodinjstvo ima veliko drugih dokumentov, ki niso kritični in jih ni treba hraniti v zabojniku. Najboljši način za shranjevanje teh dokumentov je kovinska omara, ki jo je mogoče zakleniti. Tako so zaščiteni in organizirani in vam ni treba skrbeti, da jih boste poskušali nositi s seboj, če boste morali zapustiti svoj dom.
- Nekateri pomembni, a nekritični dokumenti vključujejo nedavne bančne izpiske, davčne napovedi, starejše od enega leta, šolske ali službene dokumente, račune za komunalne storitve, izpiske kreditnih kartic in pomembne prejemke.
- Na splošno, če so računi ali izpiski stari več kot eno leto, jih lahko razrežete. Lahko jih tudi digitalizirate, če želite voditi evidenco brez nereda.
Nasveti
- Če svoje dokumente raje hranite zunaj doma, lahko v svoji banki najamete tudi omarico. O možnostih vprašajte prodajalca.
- Za pripravo na izredne razmere je dobro shraniti tudi hrano, vodo, zdravila, svetilke, prenosni radio in komplet prve pomoči.
Opozorila
- Če pride do izrednih razmer in morate takoj zapustiti svoj dom, najprej postavite varnost vseh. Vaši dokumenti lahko počakajo, da odidejo vsi ostali.
- Če želite shraniti svoje dokumente, ne ogrožajte svojega življenja ali varnosti.
