Organiziranje pisarniških datotek je lahko težka naloga, še posebej, če imate velike količine datotek in dokumentov, vendar ni nujno, da je to boleč postopek. Načrtovanje vnaprej in odločitev o datotečnem sistemu vam lahko pomagata organizirati datoteke, ki ustrezajo vašemu podjetju, in zagotoviti, da boste pomembnejše dokumente našli učinkoviteje. Ko imate datoteke v dobrem stanju, se morate držati doslednega sistema, da boste tako ohranili datoteke.
Koraki
Metoda 1 od 3: Razvoj sistema
Korak 1. Ustvarite kategorije datotek
Če želite organizirati datoteke, se najprej odločite, katere glavne kategorije boste uporabili za razvrščanje. Različne vrste pisarn bodo imele različne vrste kategorij, vendar je splošni sistem enak. Ugotoviti morate sistem, ki vaše datoteke razvrsti na smiseln način.
Če na primer delate v odvetniški pisarni in morate organizirati datoteke strank, jih lahko razvrstite po splošnih vrstah zadev: pravdni, zapuščinski, poslovni, upravni in drugi
Korak 2. Nastavite podkategorije
Znotraj vsake posamezne kategorije lahko natančneje določite seznam podkategorij. Vsak posamezen kos papirja, ki ga je treba vložiti, je mogoče opredeliti z dvema izrazoma - splošno kategorijo in nato podkategorijo.
Če na primer vzpostavljate sistem evidentiranja finančnih zadev, imate morda splošno kategorijo »Odhodna plačila« in nato nastavite podkategorije prodajalcev, dobaviteljev, storitev, strokovnjakov in administrativnih stroškov
Korak 3. Uporabite sistem barvnega kodiranja
Sliši se preprosto, vendar je lahko zelo učinkovit način za organiziranje datotek za hiter dostop. Odločite se, koliko različnih kategorij boste imeli v sistemu arhiviranja, nato pa uporabite toliko različnih barvnih map.
Namesto da bi uporabljali popolnoma obarvane mape, lahko uporabite navadne manilske mape in dobite barvne nalepke. Nalepke lahko nato pritrdite na zgornji zavihek, na rob mape ali oboje za večjo vidljivost
Korak 4. Označite datoteke
Vsaka datoteka v vaši pisarni ima zdaj jasno mesto. Oznako na zavihek vsake mape napišite jasno in lepo, da boste vedeli, kamor pripada. Oznaka na vsaki posamezni mapi se mora začeti s splošno kategorijo, nato pa ji sledi posebna podkategorija. Na primer, mapa, ki vsebuje zapise o plačilih vašim prodajalcem, bi imela oznako »Odhodna plačila / prodajalci«.
- Nalepke na vsaki datoteki je treba natisniti čim bolj urejeno in dosledno. Zelo preprosto lahko kupite programske pakete, ki vam bodo omogočili oblikovanje nalepk, tako da jih lahko vnesete in natisnete z računalnikom.
- Če tiskate nalepke z računalnikom, uporabite dosledno velikost in slog pisave. Če tiskate ročno, poskusite biti dosledni in čim bolj urejeni.
Korak 5. Datoteke razvrstite po abecedi
Ko vzpostavite sistem arhiviranja in ustvarite vse mape, jih nato uredite. Splošne mape morate razvrstiti po abecedi. V vsaki splošni mapi je treba vse podkategorije razvrstiti tudi po abecedi.
Lahko se odločite za razvrščanje nekaterih podatkov po datumu in ne po oznaki teme. Če je tako, se boste morali sami odločiti, ali je bolj smiselno razvrstiti datoteke z najnovejšimi elementi spredaj in se premakniti na najstarejše ali obratno
Korak 6. V vsakem predalu za vložke pustite nekaj centimetrov prostora
Ko vzpostavljate svoj sistem arhiviranja, morate pustiti prostor za rast datotek. Sčasoma boste nedvomno prejeli več dokumentov, ki jih boste dodali v vsako mapo. Pustite prostor za razširitev datotek. V nasprotnem primeru boste kasneje imeli težavno nalogo, da premaknete cele odseke ali predale datotek, da naredite prostor.
Metoda 2 od 3: Razvrščanje neurejenih datotek
Korak 1. Zberite vse materiale, ki jih je treba vložiti
Če začnete z zbirko dokumentov, ki niso bili organizirani in so v neredu, boste morali začeti tako, da jih povlečete skupaj. Poiščite delovno mesto in zberite vse na en kup. Nato boste lahko delali na organizaciji.
Korak 2. Dokumente ločite v dve skupini za "dejanje" in "vlaganje"
”Kot prvi korak morate narediti mapo ali kupček za vse, kar potrebuje takojšnje ukrepanje. Teh dokumentov ne bi smeli vložiti ali pa se ne spomnite, da bi opravili delo, ki ga je treba opraviti. Odložite to mapo »dejanje«, da jo boste kmalu obravnavali. Nato nadaljujte z vložitvijo preostalih dokumentov.
Organizirajte datoteko "dejanje". Dokumente, ki jih je treba takoj obravnavati, je treba razvrstiti v manjše skupine glede na delo, ki ga morate opraviti. Nastavite na primer podkategorije, kot so klicanje, pisanje, dostava in plačilo
NAMIG STROKOVNIKOV
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Korak 3. Vsak papir vzemite enkrat
Med prebiranjem ohlapnih dokumentov, ki jih vlagate, se o vsakem posebej odločite, ko ga pregledate. Vzemite papir, ga preberite, odločite se, kateri kategoriji in podkategoriji pripada v vašem sistemu vložitve, in ga nato odložite. Delo na ta način vam bo pomagalo pri doslednosti pri vložitvi in vam prihranilo čas, če bi se z vsakim elementom ukvarjali le enkrat.
Ko pregledate vsak predmet, se morate odločiti, ali ga morate sploh obdržati. Če je papir nekaj, kar je bilo že obravnavano in ni nekaj, kar morate voditi kot evidenco, ga raje zavrzite kot vložite
Korak 4. Razprite vsak predmet
Večina vaših dokumentov bo verjetno prišla v dopisovanje in bodo verjetno v ovojnicah in zloženih. Odstranite papirje iz ovojnic, jih odprite in nato vložite. Če na ta način vložite vsak papir, se vaše mape enakomerno prilegajo v predal za datoteke, ne da bi se izbočile, kjer se zložijo papirji.
- Odločite se, ali morate hraniti kuverte. V večini primerov so ovojnice nepotrebne in jih je mogoče zavreči. Če pa menite, da boste morda potrebovali dokazilo o dostavi ali dokazilo o poštnem žigu, morate ovojnico speti na papirje in jih držati skupaj.
- Več papirjev je treba speti skupaj. To bo preprečilo ločitev ali izgubo stvari. Sponke so boljše kot sponke za papir, ker (a) se enakomerno prilegajo datotekam in (b) nimajo težav z zdrsom.
Metoda 3 od 3: Vzdrževanje datotek
Korak 1. Uporabite košarico »Datoteka«
Ko v vašo pisarno vstopi nova korespondenca ali ko se ustvari nova dokumentacija, je morda ne boste mogli takoj vložiti. Vse, kar morate vložiti, morate postaviti na eno mesto, da ga vložite, ko lahko. Košara na vaši mizi z oznako »Vloži«, je dober način, da te papirje odložite, dokler niste pripravljeni.
Korak 2. Določite dosleden čas za delo na vložitvi
Če lahko, si vsak dan ali teden določite dosleden čas, v katerem lahko delate na vložitvi novih dokumentov. Če je vložitev redni del vaše rutine, je verjetnost, da jo boste spremljali.
- Na primer, zadnje pol ure vsakega dne lahko vložite za oddajo dnevnih dokumentov. Če to ni dovolj časa, lahko poskusite vložiti dvakrat na dan, tik pred kosilom in nato tik pred odhodom na dan.
- Ključa do uspeha sta doslednost in ponavljanje.
Korak 3. Poskrbite, da bodo drugi, ki imajo dostop do datotek, razumeli sistem
Če ste edina oseba, ki uporablja vaše datoteke, bi morali zlahka vzdrževati vrstni red, ki ste ga ustvarili. Če pa morajo drugi uporabiti dokumente v vaših datotekah, se prepričajte, da razumejo in sledijo sistemu, ki ste ga ustvarili. Vzpostavljen sistem vložitve ni v pomoč, če se papir napačno vloži in položi v napačne mape.
Če je morda učinkovitejše in učinkovitejše, če ponudite, da dobite vse, kar bi morda kdo drug v vaši pisarni potreboval, in jih nato prosite, naj vam vse vrnejo. Potem ste lahko prepričani, da je vse pravilno popravljeno
Korak 4. Ključne dokumente hranite na varnem
Nekatere posebne materiale bo morda treba hraniti na ločenih posebnih mestih. Na primer, nekatere papirje bo morda treba hraniti v sefu ali v ognjevarni omarici. Morda boste morali celo hraniti nekaj materiala zunaj mesta, v bančnem trezorju ali v odvetniški pisarni vašega podjetja.
Korak 5. Redno pregledujte svoje datoteke
Vsaj enkrat letno ali po potrebi pogosteje si vzemite nekaj časa za pregled datotek. Namen tega pregleda je ugotoviti, ali obstajajo papirji ali celotne mape, ki jih je mogoče zavreči ali morda premakniti v skladišče zunaj mesta. Če nekaj nikoli več ne bo potrebno, ga zavrzite. Če ne pričakujete redne uporabe, vendar jo boste morda morali shraniti, jo pošljite v shrambo.
