Papirnate datoteke so lahko boleče, še posebej, če se naberejo na vaši mizi. Če želite bolje razumeti svoje zapuščene papirje in potrdila, poskusite razvrstiti vse dokumente, ki niso bili vloženi. Nato uporabite omarico ali predal za razvrščanje datotek v različne mape. Če želite popolnoma odpraviti nered v pisarni, lahko svoje dokumente naložite v računalnik, wiki ali drug sistem v oblaku. Z osnovnim načrtom lahko bolje upravljate številne vrste datotek v svojem pisarniškem prostoru!
Koraki
Metoda 1 od 3: filtriranje skozi dokumente
Korak 1. Dokumente, ki jih je treba vložiti, ločite od tistih, ki jih še vedno uporabljate
Ko začnete urejati svoje papirje, naredite kup tistih, ki so pripravljeni za pospravljanje, in ločen kup za tiste, ki morajo ostati na vaši mizi. Za svojo mizo si privoščite organizator papirja z dvema režama, da bodo vaši dokumenti ostali organizirani tudi po začetnem postopku razvrščanja in vložitve. Dokumente, ki jih boste uporabljali, hranite v eni reži, tiste, ki so pripravljeni za vložitev, pa v drugo.
Korak 2. Vsak dan izberite dan za oddajo dokumentov
Ne dovolite, da vam košare novih dokumentov uidejo izpod nadzora; namesto tega si vzemite dan ali dva, da razvrstite in uredite datoteke. Če v svojem delovnem prostoru ne obravnavate veliko računov in dokumentov, boste morda potrebovali le 1 dan, da opravite delo. Če pa vaše delo vključuje veliko dokumentacije, boste morda želeli vzeti 2-3 dni, da razvrstite svoje neorganizirane dokumente.
Če vsak teden razvrstite datoteke, je proces organizacije veliko bolj obvladljiv
Korak 3. Označite vse datoteke z datumi izločanja, da preprečite nered
Preden vložite nove dokumente, natančno preučite datum in vsebino vsake datoteke. Če se dokument nanaša na tekoči projekt ali drugo vprašanje, na vrhu datoteke napišite »v teku«. Če članek obravnava zaključen projekt, označite datoteko kot »zaključeno«. Poleg tega označite čas, ko datoteka ni več potrebna, dokument pa lahko razrežete ali reciklirate.
Če hitro berete datoteke, vam lahko ti zapisi pomagajo učinkoviteje najti pravo datoteko
Korak 4. Namesto vložitve nepotrebnih dokumentov reciklirajte
Ne domnevajte, da si vsaka datoteka zasluži mesto v vaši omari ali predalu. Namesto tega odložite vse nepotrebne dokumente v koš za recikliranje. Če vaše datoteke vsebujejo osebne podatke, namesto da jih reciklirate, drobite dokumente.
Zdrobite vse datoteke s finančnimi in podatki o računu, svojo številko socialnega zavarovanja ali drugimi občutljivimi podatki
Metoda 2 od 3: Izbira sistema razvrščanja
Korak 1. Izberite fizični prostor za shranjevanje datotek
Preglejte postavitev svojega delovnega prostora in razmislite, kateri sistem arhiviranja bi deloval najbolje. Če imate pisarno, bi lahko bila dobra omara za dokumente dobra izbira. Če pa imate manjši delovni prostor, bi bil lahko predal ali zaboj za dokumente logistično bolj smiseln.
- Pri nakupu novega sistema za shranjevanje poskušajte dati prednost kakovosti pred ceno.
- Ne glede na sistem arhiviranja občutljive dokumente postavite v varno mapo.
2. korak Če so datoteke časovno občutljive, razporedite svoje dokumente po datumu
Izberite organizacijski sistem, ki je najbolj primeren za vaš poslovni ali pisarniški prostor. Če je vaše delo osredotočeno na roke, poskusite naročiti mape z zadnjim datumom. Ko minevajo dnevi, še naprej dodajajte nove mape in datoteke na sprednjo stran omare ali predala.
- Na primer, lahko imate ločene datoteke za dneve, tedne ali mesece.
- Na primer, če delate kot davčni svetovalec, bi bilo smiselno dokumente strank vložiti po datumu.
- Ta sistem dobro deluje za posameznike, ki delajo s časovno občutljivimi materiali.
Korak 3. Oblikujte koledarski sistem razvrščanja, če se ukvarjate s kronološkimi datotekami
Če se ukvarjate z velikim številom datotek v pisarniškem prostoru, poskusite v omare in predale dodati kartotečni sistem "žgečkanje". Podobno kot koledar, sistem "žgečkanje" uporablja 12 velikih map za predstavitev vsakega meseca, pri čemer 28-31 podmap spremlja vsako veliko mapo za vsak dan v mesecu. Poskusite uporabiti to metodo, če imate delo, usmerjeno v datum.
- Če na primer delate za izvozno podjetje, bi bilo morda lažje razvrstiti datoteke po mesecu in datumu namesto po splošni kategoriji.
- Ta sistem je boljši za posameznike, ki imajo raje konkretno, numerično organizacijo in ne barvno kodiranje.
Korak 4. Datoteke razvrstite po temah, če želite svoje članke razvrstiti po kategorijah
Izberite različne kategorije za svoje mape in jih nato razvrstite po ustreznosti. Ko urejate omarico ali predal za spise, postavite sprednje mape, ki so najbolj pomembne in pomembne. S tem v mislih nadaljujte z razvrščanjem datotek, da boste imeli enostaven dostop do pomembnih dokumentov.
Na primer, če ste finančni svetovalec podjetja, bi bilo bolj smiselno dokumente razvrstiti po pomembnosti in ustreznosti, na primer »naložbe«, »plače« in »davki«
Korak 5. Izberite široka imena kategorij za svoje datoteke
Za mape ne uporabljajte dolgih, preveč specifičnih oznak. Namesto tega poskusite izbrati splošne, vključujoče oznake, da vam kasneje ne bo težko razvrščati novih datotek. Če želite ustvariti natančnejši sistem arhiviranja, poskusite dodati podmape v svoj večji, splošnejši sistem vložitve.
Na primer »Poročila o stroških za 3. april« ne bi bila dobra kategorija za splošno mapo, saj je preveč specifična. Namesto tega označite mapo kot "Poročila o stroških", ki je veliko bolj odprta
Nasvet:
Izdelovalci nalepk so enostaven in učinkovit način kategorizacije datotek.
Korak 6. Barvno kodirajte svoje dokumente, da ustvarite vizualno privlačen sistem
Vlagajte v različne večbarvne mape datotek in nalepk. Nato dodelite različne kategorije datotek različnim barvam map in nalepk, tako da bo vaš sistem arhiviranja dosleden. Poskusite uporabiti iste barve in kategorije v svojih omarah in predalih, da boste lahko hitro in učinkovito dostopali do različnih datotek.
- Na primer, označite svoje rumene mape za dopisovanje po e-pošti, rdeče mape za obrazce, povezane z davki, in zelene mape za plačne liste.
- Poskusite uporabiti barvne sheme in nalepke, ki si jih je enostavno zapomniti. Na primer, zelena je lahko odlična barvna oznaka za finančne oblike, saj je zelena barva pogosto povezana z denarjem.
- Ta sistem je najboljši za vizualne učence.
Metoda 3 od 3: Uporaba digitalnega pristopa
Korak 1. Skenirajte papirnate datoteke, da jih shranite v digitalni obliki
Kadar koli v omaro ali predal dodate novo datoteko, z optičnim bralnikom naložite digitalno različico datoteke v računalnik. Če morate hitro dostopati do datoteke, boste veliko hitreje in lažje iskali v namiznem računalniku, kot pa boste brskali po več mapah. Če je celoten sistem arhiviranja papirnati, skenirajte in naložite datoteke, da ustvarite digitalno varnostno kopijo.
- Ne obremenjujte se, če nimate digitalnega arhivskega sistema! Preglejte in naložite datoteke po 1 mapo hkrati.
- Datoteke lahko skenirate tudi z določenimi aplikacijami za telefon.
Korak 2. Izberite dosledna imena za vse datoteke
Izberite nalepke za svoje digitalne dokumente, ki jih je enostavno iskati in dostopati. V idealnem primeru poskusite, da jim te datoteke sledijo dosledno, na primer datumu ali priimku, saj jih boste tako lažje razvrščali. Po potrebi v naslove datotek vključite ustrezne lokacije, nabore podatkov ali številke različic.
- V naslovih datotek ne uporabljajte posebnih znakov, saj jih računalniki ne morejo pravilno obdelati.
- Na primer, označite svoj dokument kot 20031124, če se sklicujete na določen datum, na primer 24. november 2003.
Korak 3. Razvrstite svoje digitalne datoteke z mapami in podmapami
Podobno kot omara za shranjevanje dokumentov uporabite različne digitalne mape za shranjevanje in urejanje skeniranih dokumentov. Na namizju ustvarite in označite več map, ki se nanašajo na naložene datoteke. Če želite uporabiti bolj posebne kategorije, ustvarite več podmap v vsaki večji mapi. Nadaljujte s svojimi digitalnimi mapami, dokler ne najdete sistema, ki vam dobro deluje!
Če imate na primer mapo z naslovom »Davki«, lahko ustvarite več podmap za različna leta
Korak 4. Naložite svoje dokumente na wiki, da lahko do njih dostopa več ljudi
Če je vaš delovni prostor bolj usklajen, ustvarite spletni wiki, do katerega lahko dostopajo vaši sodelavci in nadrejeni. Ko se prijavite v wiki, uporabite razdelek »Orodjarna« za dostop do gumba »naloži datoteko«. S to funkcijo lahko na novo naložen dokument povežete z različnimi ljudmi, ki si lahko zdaj ogledajo datoteko in dostopajo do nje.
Upoštevajte, da lahko vsak ureja datoteke na wikiju
Korak 5. Uporabite programsko opremo v oblaku za dokumentiranje na poti
Prenesite aplikacijo ali drugo digitalno storitev, ki deluje tako na računalnikih kot mobilnih napravah. Če želite svoje datoteke hraniti na enem mestu, s to storitvijo naložite slike svojih datotek, da jih lahko shranite v programsko opremo v oblaku. Čeprav so nekateri programi brezplačni, boste za več prostora za shranjevanje morda morali plačati.
