Organiziranje pisarniške omare je lahko težko, pa naj gre za domačo omaro, napolnjeno s plačanimi računi in davčnimi podatki, ali delovno omaro, napolnjeno z zaključenimi projekti in računi. Organizirajte svojo arhivsko omarico tako, da se znebite starih datotek, poiščete datotečni sistem, ki vam ustreza, in ga nenehno vzdržujete.
Koraki
1. del od 4: Čiščenje starih dokumentov
Korak 1. Kupite omaro za dokumente, če je nimate
Poiščite kakovostno omaro, ki je primerna za vaš dom ali pisarno v okviru vašega proračuna. Razmislite o ognjevarni in vodotesni omari v primeru naravnih nesreč, ki bi lahko prizadele vaš dom. Snop takšnih omar najdemo v lokalnih trgovinah, trgovinah s pohištvom, mizarskih trgovinah in nakupovalnih središčih.
Korak 2. Začnite pregledovati datoteke
Odložite vse, kar je očitno staro ali nepotrebno. Dati na stran:
- Potrdila za izdelke, ki jih nimate več.
- Neželena pošta
- Stari računi za storitve, ki jih ne uporabljate več
- Poslovna pisma s stare službe
- Žigi, ki jih ne potrebujete več
Korak 3. Ne bojte se znebiti stvari
Čeprav so nekateri dokumenti, kot so rojstni listi in davčni podatki, očitno pomembni, morda obstaja neželena pošta ali stara potrdila, ki so videti pomembna, v resnici pa niso. Pri odločanju razmislite o vsakem dokumentu in razmislite, ali bi bil v resnici lahko koristen v prihodnosti. Če ga ne bi zamudili, če bi izginil za eno leto, ga je verjetno v redu, da ga zavržete.
Korak 4. Bodite previdni pri odmetavanju stvari v službo
Preden kaj zavržete, vprašajte svoje nadzornike, saj je to morda bolj pomembno, kot si mislite. Vaše podjetje ima lahko tudi pravila o tem, kako dolgo je treba stvari hraniti in kako jih je treba odstraniti.
Korak 5. Odločite se, katere stvari je treba hraniti
To bo na splošno odvisno od tega, kako nedavni ali uporabni so. Uporabite diskrecijo in razmislite, ali bodo dokumenti v prihodnosti uporabni ali potrebni. Če so resnično pomembni, jih obdržite. Za davčne podatke, zavarovalne evidence in pomembne dokumente jih hranite v naslednjih obdobjih:
- Podatke o davčni napovedi hranite 7 let in vse prejemke za postavke, ki ste jih odšteli od davkov. IRS lahko revidira vse donose do 6 let po vložitvi davkov.
- Hranite zavarovalne evidence, hipotekarne izpiske in dokazila o dobrodelnih donacijah do tri leta.
- Hranite zelo pomembne dokumente, kot so rojstni in poročni listi, izkaznice socialne varnosti, naslovi, listine in potni listi. Zavarujte jih in se jih nikoli ne znebite.
Korak 6. Razrežite vsak dokument, ki ste ga odložili
Če vržete nerazčlenjene dokumente, lahko vaši osebni podatki ostanejo izpostavljeni vsem, ki jih vidijo. Tudi če niste prepričani, ali je dokument občutljiv, ga je najbolje razrezati, saj lahko vsebuje naslove, datume rojstva ali druge podatke.
Korak 7. Tudi drobite ali uničite digitalne medije
Mnoga mesta in podjetja bodo imela dneve, ko bodo domačini ali zaposleni lahko prinesli stare diskete, CD -je ali trde diske, ki jih je treba uničiti. Poskrbeli bodo, da je vse opravljeno pravilno.
2. del od 4: Organiziranje pomembnih dokumentov
Korak 1. Začnite organizirati preostale datoteke
Premaknite se na mizo ali veliko mizo in razvrstite papirje v kupčke, ki so vam logični in smiselni. To bodo vaše posamezne datoteke. Naredite kupe, ki vam bodo pomagale najti točno tisto, kar iščete. Razmislite o kategorijah domačih omar, kot so:
- Komunalne storitve
- Samodejno
- Medicinski
- Hišne živali
- Poslovni
- Domov
- Davki
- Finance
Korak 2. Vprašajte sodelavce za nasvet glede delovnih omar
Za organizacijo dokumentov na vašem delovnem mestu lahko obstajajo posebne pogodbe. Če ne, arhivirajte kronološko ali po abecedi. Urejene sodelavce vprašajte, kateri sistemi jim najbolj ustrezajo.
Korak 3. Naj bodo vaše kategorije preproste
Bolj kot ste natančni, več datotek boste imeli, kar bo pomenilo več nereda v vaši omari. Naj bodo vaše glavne datoteke splošnejše in nato v njih uredite dokumente.
Korak 4. Odločite se, ali želite organizirati po imenu ali datumu
Ko razvrstite vsak papir v pravi kup, ga začnite organizirati tako, da ga boste lažje našli.
- Za abecedne sezname, na primer blagovne znamke na potrdilih, postavite elemente, ki se začnejo z A, na vrh sklada in delujte navzdol do Z.
- Za kronološke vložke, na primer datume davčnih napovedi, postavite najnovejše dokumente na vrh svežnja, pri čemer si prizadevajte za najstarejše dokumente na dnu.
Korak 5. Vsak svoj sklad postavite v mapo
Vstavite papirje tako, da bo dokument na vrhu svežnja na sprednji strani mape. Tako bodo dokumenti v istem vrstnem redu, kot ste jih organizirali.
3. del od 4: Olajšanje iskanja datotek
Korak 1. Jasno označite vsako mapo
Prepričajte se, da je napis na zavihku velik, čitljiv in smiseln za vas in druge v vaši pisarni ali družini. Za večjo jasnost uporabite izdelovalec etiket.
Korak 2. Vsak predal naj ima svojo kategorijo in ga tudi jasno označite
Datoteke razdelite med predale na smiselne načine, pri čemer vsak predal vsebuje posebno kategorijo. Vsaka kategorija mora vsebovati povezane datoteke, ki vam bodo olajšale iskanje stvari.
- Finančne informacije, kot so davčni dokumenti, naložbeni dokumenti in hipotekarni izkazi, so lahko v enem predalu.
- Osebni dokumenti, kot so rojstni listi, potni listi in zdravstveni kartoni, bi lahko šli v drug predal.
- Navodila za uporabo za različne predmete so lahko druga.
Korak 3. Razmislite o uporabi barvnih map
Če v pomnilnik vnesete ustrezno barvo, bo vaše dokumente veliko lažje najti. Če že imate manične mape, jim dodajte barve z označevalci ali barvnimi označevalci. Barvne nalepke je mogoče za isti namen uporabiti bolj subtilno.
Korak 4. S svojim barvnim sistemom ustvarite podkategorije v predalih
Predal informacijskega materiala je na primer mogoče razdeliti v mape, kot so "Priročniki za elektroniko", "Priročniki za električna orodja" in "Priročniki za čiščenje".
Korak 5. Če ni smiselno, spremenite svoj sistem
Po mesecu ali dveh uporabe se ne bojte spremeniti stvari, ki vam ne ustrezajo. Premaknite različne datoteke spredaj ali razdelite kategorije, ki jih je težko ločiti. Ne pozabite, da je vaša omara za dokumente sistem za vas in se mora prilagoditi vašemu toku dela.
4. del 4: Vzdrževanje organizacije
Korak 1. Bodite proaktivni, da ostanete organizirani
Takoj bodite pozorni na pošto in dokumente, ko pridejo, in ko jih obravnavate, jih takoj vložite.
Korak 2. Nastavite mapo »Prejeto« na domači ali pisarniški mizi
Preglejte dohodno pošto enkrat na dan. Na ta način ne boste ničesar izgubili in ne bo se kopičilo. Vložitev se ne bo zdela tako mučna, da se opravi malo naenkrat.
Korak 3. Pogosto preuredite svoj kabinet
Priporoča se letna reorganizacija in jo lahko očistite celo četrtletno, če imate veliko datotek. Glavni vir nereda v omarah za shranjevanje so stari dokumenti, ki jih ne potrebujete več, zato po potrebi očistite in razrežite stare stvari.
Korak 4. Razmislite o pretvorbi nekaterih datotek v digitalne medije
Več dokumentov, ki jih lahko hranite v digitalni obliki, manj fizičnih neredov boste imeli v omari. Dobri kandidati za skeniranje vključujejo potrdila, dokazila o donaciji ali bančne izpiske. Nekateri so morda že na voljo tudi na spletu.
Korak 5. Naredite glavni dokument
V dokumentu razložite, kako deluje vaš sistem arhiviranja in kje se stvari nahajajo. V primeru nujne ali nepredvidene težave bodo morda morali drugi vedeti, kako naj poiščejo vaše datoteke.
Nasveti
- Če imate radovedne otroke ali radovedne družinske člane, imejte omare zaklenjene.
- Če imate težave z odpiranjem ključavnice, glejte Kako izbrati ključavnico za omaro.
- Če ste zaskrbljeni, da omara ni dovolj varna, shranite zelo občutljive dokumente, kot so rojstni listi ali lastniški dokumenti.
Opozorila
- Če živite na potresno ogroženem območju, pritrdite omare na stabilno steno. To bo preprečilo, da bi med potresnim dogodkom padli na osebo ali blokirali vrata.
- Previdno naložite datoteke. Če je zgornji predal poln in predali pod njim prazni, se lahko prevrne.
